Jak rozliczać delegacje pracownicze?

Większość zatrudnionych wykonuje obowiązki pracownicze w stałej lokalizacji. Potrzeby pracodawcy mogą jednak sprawić, że konieczne okaże się skierowanie pracownika do realizacji zadań w innym miejscu. W takich przypadkach zwykle mamy do czynienia z delegacją pracowniczą, która musi zostać prawidłowo rozliczona, ponieważ na ogół oznacza konieczność pokrywania rozmaitych wydatków. Pracownik musi więc dostarczyć dowody ich poniesienia. W kwestiach związanych z kosztami wyjazdu warto skorzystać z pomocy Biura Rachunkowego. W Gliwicach warto zdecydować się na współpracę z firmą Amtes. Przekonajmy się, kiedy mówimy o delegacji i jakie zasady obowiązują przy jej rozliczaniu.

Czym jest delegacja pracownicza?

Delegacja pracownicza oznacza wysłanie osoby zatrudnionej w podróż poza miejscowość, w której znajduje się jego stałe miejsce pracy lub siedziba firmy. Co ważne, pojęcie delegacji nie ma zastosowania do zadań realizowanych stale w różnych miejscach i terminach. Podstawą do wyjazdu jest polecenie pracodawcy, podające cel, miejsce oraz termin podróży. Nie obejmuje ono jednak osób, które opiekują się dzieckiem do 4. roku życia oraz kobiet w ciąży. W ramach delegacji pracownik może otrzymać pokrycie ponoszonych kosztów. W grę wchodzą tu ryczałty za nocleg, diety za koszty wyżywienia, zwrot wydatków na przejazd oraz sumy przeznaczane na realizację postawionych zadań.

Co jest podstawą do rozliczenia delegacji?

Wydatki ponoszone przez pracownika w związku z podróżą służbową muszą być właściwie udokumentowane. W grę wchodzą tu rozmaite dowody księgowe m.in. wystawiane faktury oraz otrzymywane paragony fiskalne. Dla pracodawcy stanowią one koszt prowadzenia działalności. Jeżeli chodzi o pracownika, to uzyskanie w ich ramach kwoty nie stanowią jego przychodu.