Największe wyzwania związane z prowadzeniem spraw płacowych

Każdy pracodawca musi prowadzić dokumentację płacową zatrudnianych przez siebie sposób. Nawet w przypadku firm, w których zatrudnionych jest jedynie kilku pracowników, prowadzenie spraw płacowych jest ogromnym wyzwaniem. Ma to związek nie tylko z koniecznością dopełnienia niezbędnych formalności, ale także dość dynamicznie zmieniającymi się przepisami. Wyjaśniamy, co sprawia największą trudność w przypadku prowadzenia spraw płacowych i komu powierzyć tak trudne zadania.

Samodzielne prowadzenie spraw płacowych – czy to dobry wybór?

Na barkach przedsiębiorcy spoczywa wiele różnych obowiązków, które trudno jest wypełniać samodzielnie. Jednym z nich jest prowadzenie dokumentacji kadrowo-płacowej, która uwzględnia m.in. imienne listy wypłacanego wynagrodzenia oraz ewidencję czasu pracy. Na podstawie prowadzonej dokumentacji płacowej pracodawca ma także obowiązek odprowadzać zaliczki na podatek do US oraz musi wywiązywać się z obowiązku opłacania składek ZUS. To tylko część z dokumentacji płacowej oraz kadrowej, bo z roku na rok formalności przybywa. Jednym z dodatkowych utrudnień jest m.in. konieczność wywiązywania się z obowiązku ochrony danych osobowych pracowników, za których wyciek przedsiębiorca ponosi wysoką karę. Jak widać, obowiązków dotyczących spraw płacowych jest sporo, dlatego nie warto brać ich na własne barki. Prowadzenie spraw płacowych ułatwia wybór biura księgowego - zakres współpracy każdy przedsiębiorca może dopasować do swoich potrzeb.

Sprawy płacowe w praktyce

Pierwszym i podstawowym wyzwaniem w przypadku prowadzenia spraw płacowych jest stałe śledzenie zmieniających się przepisów oraz wypełnianie nałożonych na przedsiębiorcę obowiązków. Wiedza i doświadczenie w tej kwestii pozwalają uniknąć poważnych błędów i związanych z ich popełnianiem konsekwencji. Zarówno w przypadku pracowników zatrudnionych na umowę o pracę w pełnym i niepełnym wymiarze godzin, jak i pracowników sezonowych lub współpracujących z firmą na podstawie umów cywilno-prawnych, konieczne jest dopełnienie szeregu formalności, które mają związek z prowadzeniem listy płac, naliczanym wynagrodzeniem, wypłacaniem premii i nadgodzin. Drugim problemem jest sporządzanie imiennych raportów, które przekazywane są do ZUS i obliczanie wysokości wynagrodzenia z uwzględnieniem zasad dotyczących konkretnego pracownika, bo są one powiązane z rodzaju podpisanej z nim umowy. Co więcej, sporządzoną dokumentację trzeba we właściwy sposób przechowywać, aby uniknąć wycieku danych. Wraz z rozwojem firmy, przybywa formalności oraz pracowników, co wiąże się z kolejnymi wyzwaniami. Aby im podołać, najlepiej już na starcie działalności powierzyć sprawy płacowe profesjonalistom.

 Zobacz również: Kto jest zobowiązany do prowadzenia KPiR?